Kwalifikowany Podpis Elektroniczny – czym jest, jak założyć i uzyskać

W dobie cyfryzacji i nieustannego rozwoju technologii kwalifikowany podpis elektroniczny staje się nieodłącznym narzędziem naszej codzienności – zarówno w sferze zawodowej, jak i prywatnej. Jego znaczenie w obrocie prawnym i gospodarczym jest nie do przecenienia, ale czy wiemy, co dokładnie kryje się za tym terminem? Dlaczego jest lepszy niż podpis własnoręczny i czy w ogóle jest lepszy? W naszym nowym artykule postaramy się nie tylko rozwikłać tajemnice kwalifikowanego podpisu elektronicznego, ale również przeprowadzić Cię przez proces jego zakładania i uzyskiwania. Jeśli kiedykolwiek zastanawiałeś się, jak cyfrowy podpis może ułatwić Ci życie i dlaczego warto go posiadać, to zapraszamy do dalszej lektury. Odkryjemy przed Tobą świat, w którym podpisanie ważnego dokumentu nie wymaga już długopisu, a jedynie kilka kliknięć, dodatkowo dbając o ekologie. Czy jesteś gotowy wkroczyć w erę cyfrową na nowo?

Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny

Kwalifikowany podpis jest elektronicznym odpowiednikiem własnoręcznego podpisu, co za tym idzie, podpisywanie nim dokumentów jest tak samo ważne jak użycie tradycyjnego podpisu. Taki e-podpis musi posiadać odpowiedni certyfikat od jednego z poświadczycieli. Dzięki zaawansowanemu szyfrowaniu taki podpis jest całkowicie bezpieczny i nie da się go podrobić. Użytkownik, który dostaje taki podpisany dokument certyfikowanym podpisem, widzi czy faktycznie ten dokument jest podpisany, kiedy został podpisany oraz czy podpis jest ważny. Jeżeli ktoś będzie chciał manipulować plikiem, to podpis z automatu nie będzie ważny. Najlepsze jest to, że nie musisz pisać parafki na każdej stronie umowy! Jeden podpis jest ważny w całej umowie!

Poniżej znajdziesz przykład mojego podpisu. Taka grafika wyświetlana jest w wybranym przez nas miejscu na umowie (przeważnie jest to miejsce na podpis 🙂 ). Jako, że u nas w firmie używamy podpisu mSzafir, to wszelkie ilustracje graficzne będą właśnie z tego podpisu.

Jest wiele rodzajów podpisów elektronicznych – mogą one być w formie 'pendrive’, karty, którą się wkłada do czytnika, aby podpisać, lub mobilny, który generuje się przez odpowiednią aplikację. Ja osobiście od siebie mogę polecić podpisy elektronicznie w formie aplikacji. Niesamowicie wygodne rozwiązanie i bardzo bezpieczne.

Jak można wykorzystywać e-podpis

E-podpis dzięki swojej mobilności (o ile wybierzemy ten z aplikacją, a nie czytnikiem) może znacząco ułatwić cały proces administracyjny. Świetne jest to, że mogę podpisać dokument w podróży podczas przerwy na kawę. Nie muszę drukować umów ani żadnych dokumentów. Wystarczy, że przerzucę dokumenty do aplikacji, podpiszę i wyśle w docelowe miejsce. Dawno już nie podpisywałem jakiegoś dokumentu podpisem własnoręcznym 🙂

Dostawcy kwalifikowanego, bezpiecznego podpisu elektronicznego

Rozwiązań takich usług jest sporo, ja wypiszę kilka z najpopularniejszych, które mają dobre opinie.

• Szafir (rozwiązanie stworzone przez Krajową Izbę Rozliczeniową. Szafir to kwalifikowany podpis opierający się na urządzeniach zewnętrznych. mSzafir to odpowiednik aplikacyjny)
• Sigillum – Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A
• EuroCert
• SimplySign – Certum by Asseco

Dostawcy certyfikatów, które wypisałem wyżej, są dostawcami bez pośredników. Większość z tych certyfikatów posiadają różne warianty – okres ważności, cena, ilość podpisów, dane rozwiązanie, oprogramowanie itp. Warto porównać sobie różne certyfikaty i zdecydować, który jest najlepszy. U nas w firmie używamy mSzafir od Krajowej Izby Rozliczeniowej i muszę przyznać, że jesteśmy bardzo zadowoleni z użytkowania aplikacji i nie mamy zamiaru, póki co zmieniać dostawcy. (Nie jest to reklama 😉 )

Jak uzyskać podpis elektroniczny

Uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest… bardzo proste. Oczywiście pełna procedura u każdego dostawcy jest inna, ale mniej więcej poprowadzę was krok po kroku jak założyć kwalifikowany podpis elektroniczny. Poniższe kroki mogą się różnić w zależności od dostawcy, ale przeważnie wygląda to bardzo podobnie.

1. Przejdź do danego sklepu dostawcy
2. Dodaj wybrany certyfikat do koszyka. Pamiętaj, aby dokładnie czytać jaki certyfikat wybierasz. Nie wiem na ile użyteczne są karty do certyfikatów. Mnie przeraża myśl o tym, że zawsze muszę mieć przy sobie tę kartę, czytnik do niej i komputer, a do tego mogę ją zgubić. Uważam, że lepszym rozwiązaniem jest wybór mobilnego certyfikatu.
3. Po dodaniu do koszyka i wybraniu odpowiednich wariantów będziesz musiał prawdopodobnie założyć konto u danego dostawcy. Następnie możesz przejść do płatności
4. Po opłaceniu będziesz musiał wypełnić dane – Imię, nazwisko, pesel itp., są to dane wymagane.
5. Wypełnienie danych to nie wszystko, musisz potwierdzić, że Ty to Ty 😉 Możliwe jest to poprzez zweryfikowanie się poprzez bank, natomiast bank ten musi współpracować z danym dostawcą. Jeżeli Twój bank nie współpracuje z danym dostawcą to prawdopodobnie będziesz musiał pojechać do jednego z punktów weryfikacji (tak było niestety w moim przypadku, chociaż wizyta we Wrocławskim punkcie KiR była bardzo przyjemna – dawali krówki gratis 🙂 )
6. Podczas lub po zweryfikowaniu dostaniesz dane do zalogowania się do aplikacji. Jest to bardzo ważny krok, bo tylko tak będziesz mógł/mogła używać certyfikatu
7. i Voilà! Gotowe, możesz już podpisywać dokumenty w przyjemny, elektroniczny sposób 🙂

Ile kosztuje wyrobienie podpisu elektronicznego

W zależności od dostawcy elektroniczny podpis kwalifikowany to koszt rzędu 200 – 350 zł netto za rok. Kwota jest zależna od oczywiście rozwiązania, okresu ważności certyfikatu i ilości dokumentów, które możemy maksymalnie nim podpisać. Fizyczne certyfikaty mogą kosztować drożej z powodu wyposażenia siebie w odpowiedni sprzęt. Ja bym na Twoim miejscu szukał mobilnego podpisu elektronicznego.

Różnica pomiędzy podpisem profilem zaufanym a kwalifikowanym podpisem elektronicznym

Różnica jest ogromna, chociaż wiele osób nie zdaje sobie z tego sprawy. Używając profilu zaufanego, możesz podpisać tylko niewiele państwowych dokumentów np. sprawozdanie finansowe spółki. Nie możesz podpisywać nim umów prywatnych i biznesowych. Nie jest to bardzo użyteczne narzędzie. Natomiast za pomocą podpisu kwalifikowanego możesz podpisać wszystko w całej Unii Europejskiej!

Różnica między kwalifikowanym podpisem a niekwalifikowanym podpisem

Elektroniczny podpis potwierdzony przez kwalifikowany certyfikat posiada te same konsekwencje prawne, co podpis wykonany własnoręcznie – w tradycyjny sposób. W przypadku elektronicznego podpisu potwierdzonego certyfikatem niekwalifikowanym, równoważność prawna z podpisem ręcznym jest uzyskiwana wyłącznie, gdy strony wcześniej zawrą stosowną umowę. Jest to niepotrzebne komplikowanie spraw.

Zalety korzystania z podpisu kwalifikowanego

1. Większe bezpieczeństwo: Kwalifikowany podpis elektroniczny wykorzystuje zaawansowane mechanizmy kryptograficzne, co gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa dokumentów. Każdy podpis jest unikalny i niemożliwy do podrobienia, co zapewnia ochronę przed fałszerstwami.
2. Szybkość i wygoda: Dzięki cyfrowemu podpisowi, procesy takie jak podpisywanie umów czy zatwierdzanie dokumentów stają się znacznie szybsze. Możesz podpisać dokument w dowolnym miejscu i czasie, nie tracąc czasu na przesyłanie fizycznych kopii.
3. Prawna ważność: Kwalifikowany podpis elektroniczny ma tę samą moc prawną, co tradycyjny podpis ręczny. Jest uznawany w całej Unii Europejskiej, co ułatwia prowadzenie międzynarodowych działalności.
4. Redukcja kosztów: Eliminacja papierowych dokumentów i konieczności ich fizycznego przechowywania to znacząca oszczędność. Dodatkowo zmniejsza się ryzyko utraty ważnych dokumentów.
5. Ekologia: Korzystanie z podpisu kwalifikowanego to także krok w stronę ochrony środowiska. Redukuje się zużycie papieru, co ma bezpośredni wpływ na zmniejszenie śladu ekologicznego Twojej firmy.
6. Zgodność z regulacjami: W wielu branżach istnieją przepisy wymagające stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jego użycie zapewnia zgodność z aktualnymi przepisami i normami, co jest kluczowe dla legalności działania firmy.
7. Zwiększona mobilność: W erze pracy zdalnej i mobilnej, kwalifikowany podpis elektroniczny umożliwia sprawne zarządzanie dokumentacją bez konieczności fizycznej obecności w biurze.
8. Łatwość archiwizacji: Dokumenty podpisane cyfrowo są łatwiejsze do zarchiwizowania i odnalezienia. Cyfrowe zarządzanie dokumentacją to oszczędność czasu i zwiększona efektywność.
9. Sprawy urzędowe – podpisu kwalifikowanego możesz użyć w każdej sytuacji na każdym dokumencie w Unii Europejskiej

FAQ: Pytania i odpowiedzi – Kwalifikowany Podpis Elektroniczny

1. Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny?

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest rodzajem podpisu, który jest potwierdzony certyfikatem kwalifikowanym i posiada taką samą moc prawną jak tradycyjny podpis własnoręczny.

2. Jak założyć kwalifikowany podpis elektroniczny?

Aby założyć kwalifikowany podpis elektroniczny, należy skontaktować się z dostawcą usług zaufania certyfikatu kwalifikowanego i wyrobienia podpisu elektronicznego.

3. Czy można uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny?

Tak, można uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny poprzez zwrócenie się do dostawcy usług zaufania certyfikatu

4. Czy kwalifikowany podpis elektroniczny jest darmowy?

Nie, cena jest zależna od rozwiązania.

5. Czy podpisem kwalifikowanym można podpisywać dokumenty w innych krajach?

Tak, kwalifikowany e-podpis jest certyfikowany przez odpowiednich dostawców, którzy mają specjalne zezwolenia na terenie EU.

6. Czy podpisu w formie elektronicznej można używać w urzędzie i ogólnie administracji publicznej?

Tak, 'podpis online ’ jest równoważny tradycyjnemu podpisowi, możesz go wykorzystywać na wszystkich dokumentach – biznesowych, urzędowych, prywatnych itp…